Informativa sulla privacy

Axis è il gestionale conversazionale di adattivIA: l'utente racconta in chat incontri, telefonate e offerte e Axis li ordina in aziende, persone, topic e cose da fare, lavorando sopra la posta, il calendario, la rubrica e le attività del suo account Google. Questa informativa spiega quali dati tratta Axis, perché, con chi li condivide e quali diritti hai, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

Il titolare è adattivIA, che gestisce l'installazione di Axis raggiungibile su axis.adattivia.it. Per qualunque domanda sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti scrivi a mbtt@adattivia.it. Quando Axis è installato per un'azienda cliente, l'azienda è titolare dei dati dei propri utenti e contatti e adattivIA agisce come responsabile del trattamento per suo conto.

2. Chi può usare Axis

Axis non è un servizio aperto al pubblico: vi accedono solo gli utenti invitati da un amministratore, con il proprio account Google di lavoro. Non è destinato ai minori di 16 anni.

3. Dati che trattiamo

• Dati dell'account: nome, indirizzo email e immagine del profilo Google, usati per riconoscerti all'accesso.
• Dati che inserisci: messaggi in chat, note, documenti e foto caricati, schede di aziende e persone, topic, cose da fare.
• Dati dai servizi Google che autorizzi (dettaglio al punto 4): email, appuntamenti, contatti della rubrica, attività.
• Dati di contatti di terzi: nomi, ruoli, email e telefoni delle persone e delle aziende con cui lavori, presi da ciò che scrivi, dalla posta o da fonti pubbliche (siti aziendali, registri) quando chiedi ad Axis di cercarli.
• Dati tecnici: registri di accesso e di funzionamento, la cronologia delle modifiche a ogni scheda (chi, quando e se a mano o tramite l'assistente), costi e modelli usati nelle chiamate all'intelligenza artificiale.

Axis non usa cookie pubblicitari né strumenti di tracciamento di terze parti: usa solo il cookie tecnico della sessione di accesso.

4. Dati degli account Google

Al primo accesso Google ti chiede il consenso per questi permessi. Ognuno serve a una funzione precisa di Axis:

• Gmail in lettura: mostrare la tua posta in Axis, riconoscere le email che riguardano clienti e trattative e ricavarne i fatti (un'offerta inviata, una data concordata) da collegare alle schede. Il testo integrale delle email non viene copiato negli archivi di Axis: resta in Gmail; Axis conserva i fatti estratti con il riferimento al messaggio.
• Gmail in invio: spedire le email che prepari con Axis, sempre e solo dopo la tua conferma esplicita.
• Google Calendar: mostrare i tuoi appuntamenti e creare o aggiornare gli incontri che chiedi all'assistente. Axis copia un appuntamento solo quando lo colleghi a un cliente o a un topic.
• Google Contatti: trovare le persone che già conosci ed, eventualmente, aggiungere alla tua rubrica le persone registrate in Axis.
• Google Tasks: tenere allineate le cose da fare di Axis con le tue attività Google.

Uso limitato. L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Uso limitato (Limited Use). In particolare:

• i dati Google servono solo a offrire e migliorare le funzioni di Axis visibili all'utente;
• non vengono venduti, né usati per pubblicità, profilazione commerciale o valutazioni di credito;
• non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale generali, né da adattivIA né dai fornitori di IA indicati al punto 6;
• nessuna persona li legge, salvo tuo consenso esplicito su messaggi specifici, per motivi di sicurezza o di legge, oppure in forma aggregata e anonima per il funzionamento del servizio.

Puoi revocare in qualsiasi momento l'accesso di Axis al tuo account da myaccount.google.com/permissions.

5. Perché li trattiamo e su quale base

• Fornire il servizio richiesto dall'utente o dalla sua azienda (art. 6.1.b GDPR, esecuzione del contratto).
• Gestire i contatti professionali di clienti e fornitori (art. 6.1.f, legittimo interesse a gestire le relazioni commerciali).
• Sicurezza, prevenzione degli abusi e registri delle operazioni (art. 6.1.f e 6.1.c, obblighi di legge).

6. Con chi condividiamo i dati

I dati non vengono venduti. Li trattano, per conto di adattivIA e solo per far funzionare Axis, questi fornitori:

• Vercel (esecuzione dell'applicazione, server nell'Unione Europea, Francoforte);
• Supabase (database e archivio dei file);
• Fornitori di intelligenza artificiale (Anthropic, OpenAI e Google, anche tramite il gateway nexos.ai), che ricevono solo il testo necessario a ogni singola richiesta, ad esempio un messaggio della chat o un'email da classificare, e non lo usano per addestrare i propri modelli;
• Serper (ricerche sul web, solo quando chiedi di cercare i dati pubblici di un'azienda: riceve il nome dell'azienda, non i tuoi dati).

Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti: in quel caso il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (EU-U.S. Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard). I dati possono essere comunicati alle autorità solo quando lo impone la legge.

7. Quanto li conserviamo

I dati restano finché l'account o il contratto sono attivi. Alla chiusura vengono cancellati o resi anonimi entro 90 giorni, salvo quelli che la legge impone di conservare più a lungo. I token di accesso a Google si eliminano quando revochi l'accesso o quando l'utente viene rimosso. Le copie di sicurezza vengono sovrascritte a rotazione.

8. Sicurezza

Connessioni cifrate (HTTPS), accesso solo con account Google autorizzato, visibilità dei dati per ruolo tra gli utenti della stessa azienda, conferma esplicita prima di ogni invio, eliminazione o modifica dei permessi, registro di chi ha fatto cosa.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità e opporti al trattamento, scrivendo a mbtt@adattivia.it. Rispondiamo entro un mese. Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

10. Modifiche

Se questa informativa cambia, la data in alto viene aggiornata; delle modifiche importanti diamo avviso agli utenti dentro Axis.